Så fungerar ramavtalet

Låt oss definiera ”ramavtal”: Det är ett avtal som upphandlats enligt lagen om offentlig upphandling, eller LOU. Naturligtvis används termen även bland privatägda företag, men ramavtal ingås alltså främst mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer. Så vad gäller inom ramen?

– Syftet med ett ramavtal är att fastställa villkoren för senare tilldelning av ytterligare kontrakt under tiden som avtalet gäller. Det är vanligt att en kommun upphandlar ett ramavtal för några år, för sitt behov av exempelvis elinstallationer i kommunens fastigheter. Ramavtalets löptid ska vara maximalt fyra år. Det kan ingås med en eller flera leverantörer och avropen görs efter en bestämd rangordning, förklarar Hanna-Lotta Nielsen, affärsjurist på EIO.

Allt eftersom beställarens behov av de upphandlade entreprenaderna dyker upp är beställaren normalt skyldig att avropa från ramavtalet och kan inte vända sig till någon annan leverantör, utanför ramavtalet.

– Myndigheten gör sig skyldig till kontraktsbrott om varor eller tjänster som täcks av ramavtalet köps från annan leverantör. Då kan det bli fråga om skadestånd. Men det är vanligt i kommunala ramavtal att beställaren inte anger behovet, som till exempel behovet av en uppskattad volym. Det gör att beställaren inte blir skyldig att avropa en viss volym, säger Hanna-Lotta Nielsen.

Hanna-Lotta har ibland fått frågan av EIOs medlemsföretag om beställare som börjar utföra arbeten i egen regi. Ett exempel var en kommun som hade upphandlat ramavtal avseende elektriska installations-, reparations- och underhållsarbeten i kommunen. I förfrågningsunderlaget hade beställaren skrivit: ”Avrop kommer att ske vid behov under avtalstiden”. Under lång tid fick den vinnande entreprenören flera avrop per månad. Men sedan blev avropen snabbt färre för att till slut nästan upphöra. Skälet var att beställaren hade bestämt sig för att anställa en elinstallatör och få tjänsterna utförda i egen regi.

– Frågan var naturligtvis om beställaren i och med detta hade gjort sig skyldig till kontraktsbrott och om det då fanns grund för skadestånd. Beställaren hävdade att det inte var ett avtalsbrott eftersom ramavtalet inte hade någon fastställd volym, och att det är naturligt att en upphandlande myndighets behov varierar under avtalets löptid. Beställaren ansåg alltså att det stod dem helt fritt att utföra tjänster i egen regi, berättar Hanna-Lotta Nielsen.

Parterna förlikades och ärendet fick aldrig rättslig prövning.

– Men det är viktigt att offentliga beställare i så stor utsträckning som möjligt anger uppskattad volym vid upphandlingar av ramavtal. Det finns ofta en historik som de kan se tillbaka på och därigenom uppskatta volymen till förfrågningsunderlaget. Det är också viktigt att beställare uppskattar sitt behov under hela ramavtalsperioden, säger Hanna-Lotta Nielsen, och fortsätter:

– Att inte ange uppskattad volym gör det mycket svårt för en leverantör att planera sin verksamhet, med personal och tillgänglighet, under ramavtalets löptid. Å andra sidan för en uppskattad volym inte med sig en skyldighet för beställaren att avropa tjänster enligt ramavtalet. För att binda en beställare till att avropa en viss volym måste det stå uttryckligen i avtalet.

Har du frågor om offentlig upphandling, kontakta EIOs affärsjurist Hanna-Lotta Nielsen, 08-762 74 85 eller hanna-lotta.nielsen@eio.se